EIM (Enterprise Information Management) - ECM - DMS - Workflow - elektronische Archivierung

 

 

Vom Papier zum elektronischen Dokument, zur virtuellen Akte, zum softwaregestützten Workflow .

 

Workflow, Workflowmanagement und Optimierung

Workflow beschreibt die an einem Arbeitsprozess beteiligten Personen und Arbeitsprozesse.

 

Workflowmanagement berücksichtigt betriebsinterne Ressourcen und Tätigkeiten der Mitarbeiter

innerhalb eines Geschäftsprozesses.

 

Die Prozessoptimierung dient dazu, die Effizienz bestehender Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozesse sowie den Einsatz der hierfür benötigten Ressourcen zu verbessern.

 

Themen

 

· Ablauf- und Aufbauorganisation

· Prozessdesign

· Vorgangsbildung

· Senden und Weiterleiten

· Mitzeichnung

· Paralleles und sequentielles Bearbeiten

· Wiedervorlage, Fristen

· Kontrolle

· Protokollierung

 

Prozessaufnahme

· Analyse der Geschäftsprozess-Dokumentation, des Workflows und der damit verbundenen Abläufe

· Analyse vorhandener Arbeitsabläufe unter Einbeziehung beteiligter Bereiche und Mitarbeiter

· Workshop zur Erstellung neuer Prozesse (Soll / Ist - Vergleich)

 

Widerstände

 

· Mitarbeiter (neue Arbeitsumgebung und Tätigkeiten)

· Betriebsrat (Überwachung der Mitarbeiter und zusätzliche Transparenz)

· IT (neue Systeme und Aufgaben)

· Technik (neue Anforderungen an technisches Umfeld)

Beispiel - Workshop

Gemeinsames erarbeiten und beschreiben von vorhandenen Arbeitsabläufen bei gleichzeitiger Optimierung der Prozesse unter Berücksichtigung des Einsatzes unterstützender Technologien.

 

 

Prozessbeispiel: Posteingang (grob) Ÿ

Prozessbeispiel: Digitalisierung „Scannen“ (fein)  

WORKFLOW

WORKFLOW

B u s i n e s s   P r o c e s s   M a n a g e m e n t

BPM und Workflow beinhaltet oft auch Change Management